時間管理&效率管理的觀念( 轉載 )

不懂得講求效率的人，是因為對效率的真義認識不清。了解效率的定義，是提升效率的第一步。

一般人對「時間管理」較為熟悉，卻對「效率管理」的觀念較模糊。其實效率決定競爭力，也決定個人職場上的成敗。企管大師麥克‧波特說，「所謂的營運績效是指執行同樣作業，效率優於競爭對手。」

商場如戰場　成功是快慢的競爭
鴻海總裁郭台銘說，「在今天的世界，沒有『大』的打敗『小』的，只有『快』的打敗『慢』的。」

郭台銘有一次到內蒙古考察，巧遇成吉思汗的後代，於是請教他們，成吉思汗當年如何從戈壁大沙漠揮軍遠征、攻入歐洲？他們說，成吉思汗是依照夏季與冬季日落的方向，來決定攻打目標。在夏季，南方沙漠烈日當頭、酷熱難熬，他便向西邊偏北攻打；冬季北方天寒地凍、氣候惡劣，他便朝西邊偏南攻打。

郭台銘認為，成吉思汗之所以贏，第一要件是贏在選對目標。

此外，成吉思汗的部隊行進神速，每人帶三匹馬奔馳，三匹馬輪流上陣。在敵軍措手不及之際，部隊早已兵臨城下，故可輕易克敵制勝。

郭台銘也指出，成吉思汗獲勝的另一個原因是速度。加快速度，即可提前達到選定的正確目標。戰場上講求速度，商場及職場上亦是如此，由速度衍生而出的效率概念，就是致勝的重要關鍵。

鴻海有四「快」：決策、執行、稽核快；研發、製造、服務快；溝通、協調、競爭速度快；軟硬虛實、相互為用速度快。這四大「快」是鴻海能夠快速成長的主因。

只要講求快速，就可以提高工作效率嗎？其實也不盡然。工作過程的長短是以時間估算，那麼工作效率又該如何衡量呢？我以下列公式來解釋工作效率的概念：

工作效率＝工作總成果／投入的總資源
其中，工作總成果等於工作完成量乘以工作品質，投入的總資源等於時間乘以心力、腦力、體力的總和。所以，工作效率可表示為：

工作效率＝〔工作完成量× 工作品質〕／〔時間×（心力＋腦力＋體力）〕
根據上述公式，以最少的投入總資源可完成最多的工作量，並維持最佳的工作品質，即可達到最高的工作效率。時間僅是公式分母的其中一項，如果只縮短工作時間，卻未同時降低其他三項，效率的提升程度仍然十分有限。而工作品質是分子的一項，與時間無關，所以，時間管理未必能兼顧工作品質。按照個人平日的工作完成量及工作品質，可區分為四類型：

     1. 高效率：工作完成量多，工作品質高。

     2. 慢工細活：注重品質，但工作完成量少。

     3. 粗製濫造：工作完成量多，但品質低。

     4. 好逸惡勞：工作完成量少，工作品質差。

致勝關鍵　投入最少完成最多
懂得掌握效率，不但可提高工作完成量，還能兼顧工作品質，不會成為完成量甚少的慢工細活者，也不會成為隨便交差了事的粗製濫造者。

為了強化自己對效率的理解及重視程度，建議採用「效率T 字表」進行自我評估。在一張紙上畫出大寫的「T」，T 字左上方寫「無效率工作」，右上方寫「有效率工作」；接著在T 字左側寫出平日工作缺乏效率的事項，具有不錯效率的事項則寫在T 字右側。

 當T 字表右欄的事項數目遠多於左欄時，代表你已邁向效率高手之路。如果不然，則請努力想辦法改善目前的狀況。進一步，當你利用效率T 字表自行完成效率評估後，可將T 字表左欄及右欄中直接影響個人工作表現的事項用紅筆圈起來。若大部分紅圈都落在右欄，恭喜你，你是個績效傑出的工作高手！

成吉思汗靠著正確的方向與快捷的速度打敗了敵人，你的效率與速度也決定了自己的競爭力。